#12 Bir dahaki sunumumda kesinlikle kullanacağım!
#12 Bir dahaki sunumumda kesinlikle kullanacağım!
İnsanları ikna etmeden önce kendi fikrinizi ya da ürününüzü tamamen benimsemeniz gerekir. Dinleyicilerin önünde sunum yaptığınızda muhtemelen slayt ve notlar gibi sunumunuza yardımcı görseller kullanırsınız. Fakat bunlara çok fazla güvenmemeniz gerekir. Konu hakkındaki bilginiz slaytlarda yazanlardan daha fazla olmalıdır. Bu sayede sorulara etkili bir şekilde cevap verebilirsiniz. Dinleyicileri sunum sırasında etkilemeniz gerekir. Slaydınızda verdiğiniz bir bilgiyi istatistikler veya konunuzla ilgili alıntılarla desteklemelisiniz.
Hiç kimse umursamadığınız bir konu hakkındaki sunumunuz dinlemek istemez. Kendi sunumunuzdan sıkılırsanız dinleyenler de aynı şekilde hissedecektir. Dinleyenlere konunuzu ne kadar sevdiğinizi vücut dilinizle ve konuşma şeklinizle göstermeniz gerekir. Harvard profesörü Amy Cuddy vücut dilinin iletişimi etkilemesi üzerine çalışmaktadır ve başarılı TED konuşmasından önce yürüyerek, dik durarak ve vücudunu esneterek konuşmaya hazırlanmıştır. Bu hareketler güçlü ve hevesli hissetmesine yardımcı olmuştur. Siz de bu şekilde ısınma hareketleri yaparak sunumunuzdan önce kendinizi hazırlayabilirsiniz.
Sunum yapacağınız alanı tanımamak işle ilgili sunumunuzun ters gitmesine neden olabilecek bir etkendir. Konuşma yapacağınız yere en az bir saat önce giderek laptop, hoparlör gibi ihtiyaç duyabileceğiniz şeyleri hazırlamalısınız. Mekanda her şey hazırsa tüm cihazların çalıştığından emin olun. Sunum yapacağınız yerden rahatça duyulup görülebildiğinizden emin olun. Aynı zamanda mekana erken gittiğinizde dinleyicilerinizin bazılarıyla tanışıp konuşabilirsiniz. Bu sunum sırasında daha öz güvenli hissetmenizi sağlar.
Sunum sırasında giyeceğiniz kıyafetleri seçerken rahat hissedebileceğiniz ve sunuma uygun bir kıyafet seçin. Kıyafetlerinizin yanında sunumda rahat olabilmek için öncesinde bir arkadaşınızla prova yapabilirsiniz. Prova yaparken gergin hissettiğinizde nasıl hareketler yaptığınıza dikkat edin ve not alın. Sunum sırasında ellerinizi çok fazla hareket ettirmek gibi hareketlerden kaçının. Sesiniz çok yüksek değilse bağırmak yerine sunum sırasında bir mikrofon isteyin.
Dinleyicilerin dikkat süreleri kısadır ve ilgilerini çeken sunumlar görmek isterler. Güçlü bir açılış yaparak dikkatlerini çekebilirsiniz. Dinleyenleri şaşırtacak bir istatistik, ilgilerini çekecek bir alıntı, enteresan bir video ya da fotoğraf ile sunumunuza başlayabilirsiniz. Ayrıca kişisel bir hikayenizi de paylaşabilirsiniz. Dinleyicileri iş sunumunuzun harcadıkları zamana değeceğine ikna etmelisiniz. İlk izlenimlerin önemli olduğunu unutmayın.
Sunumun başlarken neleri anlatmayı hedeflediğinizi sıralayın. Bu dinleyicilere sizi neden dinlemeleri gerektiğini ve dikkatlerini vererek neler öğrenebileceklerini gösterir. Bu şekilde sunumun amacı daha iyi anlaşılır ve etkili bir iletişim kurulmuş olur. Dinleyenler daha dikkatli dinlerler ve bu hedefler daha verimli bir soru-cevap bölümü yapmanızı sağlar.
Hikayeler insanların dikkatini istatistik, akademik açıklamalar ve hatta alıntılardan daha çok çekebilir. Kişisel bir hikayeyi, bir markanın hikayesini ya da tüketiciler hakkında bir hikayeyi anlatabilirsiniz. Örnek olarak Steve Jobs ürün sunumlarında ürünlerinin teknolojide yarattığı değişimler hakkında hikayeler anlatmıştır. Macintosh tüm bilgisayar endüstrisini ve iPod müzik endüstrisini değiştirmiştir. Siz de benzer bir biçimde piyasadaki sorunları anlatıp ürününüzün bu sorunları nasıl çözeceğini söyleyebilirsiniz. Bunun dışında kişisel hikayelerinizi de sunumlarda etkili bir biçimde kullanabilirsiniz. Kısa ve ilgi çekici hikayeler seçin. Bu dinleyenlerle aranızda bir bağ oluşmasını ve mesajınızı daha iyi aktarmanızı sağlayacaktır.
Bir iş sunumu sadece siz konuştuğunuzda ve dinleyenlerle iletişime geçmediğinizde sıkıcı bir hal alabilir. Sunumunuzu dinleyenlerle bir konuşma haline getirebilirsiniz. Onlara konu hakkında sorular sorup geri dönüşler alabilirsiniz. Aynı zamanda sunumda bir noktaya katılanların ellerini kaldırmalarını isteyebilirsiniz. Sunum sırasında dinleyenlerle etkileşime geçmek onların sıkılmasını engeller ve sunumu dikkatle dinlemelerini sağlar.
Görseller insanların bir bilgiyi daha uzun süre hatırlamasına yardımcı olur. Bu yüzden vermek istediğiniz mesajları iletmek için görselleri bolca kullanabilirsiniz. Görsellerin sadece PowerPoint slaytları şeklinde olmasına gerek yoktur. Fotoğraflar, şemalar ve videoları karmaşık konuları basitçe anlatmak için ya da belirtmek istediğiniz noktaları vurgulamak için kullanabilirsiniz. Verileri göstermek için grafikleri kullanarak daha ilgi çekici gösterebilirsiniz. Slayt kullandığınızda ise sayfayı çok fazla yazıyla doldurmadığınızdan emin olmalısınız.
Uzun sunumlar sırasında dinleyicilerin rahatlaması için şakalar yapabilirsiniz. Sürekli ciddi bir şekilde devam etmek yerine sohbet edip küçük şakalarla dinleyicilerin ilgisini çekebilirsiniz. Fakat bir iş sunumu yaptığınızı unutmamalı ve şakaları fazla abartmamalısınız. Bu dinleyicilerin sunumu ciddiye almamasına neden olabilir.
Sunumunuzda arada bir dinleyicilerin odaklanması için onları şaşırtmalısınız. Şaşırtıcı gerçekler ve istatistiklerle ilgilerini çekebilirsiniz. Bu şekilde sunuma başlayabilirsiniz. Fakat bunu çok fazla yaparsanız etkileyiciliğini yitirir. Bir saatlik bir sunumda üç kez şaşırtıcı bilgiler vermeniz yeterli olacaktır.
Bu sunum kuralını girişimci Guy Kawasaki 2005 yılında sunumların sıkıcı olmaması ve tekrara düşmemesi için oluşturmuştur. Kurala göre sunucunu istediklerini 10 slaytta özetlemesi gerekir daha fazlası olduğunda dinleyici dikkatini kaybedecektir. Bir insan ortalama dikkatini kaybetmeden 20 dakika odaklanabilir ve bu yüzden ideal olarak 1 saatlik bir sunumun 40 dakikası soru-cevap için ayrılmalıdır. Yazılarda 30 puntoyu salonun en arkasındaki kişiler bile okuyabilir. Tabii Kawasaki'nin büyük mekanlarda gerçekleşen sunumlar için bunu söylediğini de unutmamak gerekir. Bu kuralları kendi sunumunuza göre uyarlayabilirsiniz.
Sabit bir şekilde durup sadece konuşmak yerine dinleyenlerle göz kontağı kurduğunuzda onlara ilgi gösterdiğinizi hissederler. Göz teması dinleyenlere kendinize güvendiğinizi ve onları önemsediğinizi gösterir. Göz kontağı kurduğunuzda gülümseyerek ya da çok gerginseniz tanıdığınız birkaç kişiye bakarak daha rahat hissedebilirsiniz.
Soru-cevap bölümünü göz ardı etmemelisiniz. Verdiğiniz cevaplar iş sunumunuzun başarısını etkileyebilir. İyi bir sunucu konusunu oldukça iyi bilmeli ve zorlu sorulara hazır olmalıdır. İnsanların ne yaptığınızı bildiğinize emin olduklarında size güvenecektir. Eğer sunum sonunda sessizlik yaşanırsa siz soru sormayı deneyebilir ve kullandığınız dille dinleyenlerin endişelerini bildiğinizi gösterebilirsiniz.
Soru-cevap kısmından sonra bir kapanış yapmanız önemlidir. Bu kısım için bir slayda ihtiyacınız yoktur fakat isterseniz kullanabilirsiniz. Sunumunuzu kapatış şekliniz etkili olmalı ve dinleyenlerin sizi hatırlamasını sağlamalıdır. Başlangıçta olduğu gibi yine bir hikaye veya alıntıyla sunumu bitirebilirsiniz. Ayrıca hedeflerinizi ve önemleri noktaları kısaca özetleyebilirsiniz. Kapanışın etkileyici olmasına ve fikirlerinizin başarılı olacağını gösterdiğine emin olmalısınız.
Siz bu konuda ne düşünüyorsunuz? Yorumlarda buluşalım...