Eğer site yöneticisiyseniz veya olmayı düşünüyorsanız, bu içerikteki evraklara mutlaka sahip olmanız gerekiyor 👇
Eğer site yöneticisiyseniz veya olmayı düşünüyorsanız, bu içerikteki evraklara mutlaka sahip olmanız gerekiyor 👇
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32. maddesi uyarınca apartman veya site yönetimlerinde bir karar defteri tutulması mecburidir. Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter tarafından tasdik edilmiş bu deftere kaydedilir. Dolayısıyla yöneticiler seçildiklerinde varsa kullanılabilecek eski defteri, yoksa yeni bir defteri her zaman hazır bulundurmalıdırlar.
İşletme projesi, apartman ve site yöneticilerinin aidatları tahsil ederken ve giderleri yaparken temel aldıkları ana belgelerdir. Kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme projesi yoksa, yönetici gecikmeksizin bir işletme projesi yapmak durumundadır. Projelerde bir yıllık tahmini gelir ve gider tutarları, tüm giderlerden her kat malikine düşecek tahmini miktarlar ve her kat malikinin vermesi gereken avans tutarlar gibi detaylar yer alır.
Hazırlanan proje, kat maliklerine, imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak yedi gün içinde projeye itiraz edilirse durum kat malikleri kurulunda incelenir ve proje hakkında, karar verilir, gerekirse yeni bir proje hazırlanır.
Apartman ve site yönetimlerinin belli zamanlarda gerçekleştirilen toplantıları olur. Yöneticiler özellikle bu toplantılarda alınan kararların toplantıya katılan kat maliklerince imzalanmasına dikkat etmeleri ve yorumda bulunmak isteyenlerin açıklamalarını yazmalarına olanak tanımaları hızlı ve etkin karar alınması açısından önemlidir.
Personelle ilgili belgeler de yöneticinin arşivinde bulunması gereken belgelerdendir. Hizmet sözleşmesi örnekleri, izin belgesi, iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili belgeler, istifa belgesi, tazminat vb. ödemelerle ilgili belgeler de oldukça önemlidir.
Aidatlarla ilgili belgelerin de arşivde bulundurulmasında fayda bulunmaktadır. Aidat borcunu ödemeyen kat maliklerine gönderilecek uyarı yazıları, tebligat örneklerinin de hazır edilmesi bu açıdan önemlidir.
Yönetici kat maliklerinin vekili demektir. Bu vekil statüsünün dayanağı da yönetici seçildiğini gösteren ve ispatlayan kat malikleri kararıdır. Yönetici, kamu ya da özel kurumlarla ilişkilerinde bu kararın örneğini hazır bulundurmalı, gerektiğinde ibraz edebilmelidir. Yöneticinin kaşe hazırlaması, adının yazıldığı bir kaşe ile birlikte imza atması, imzaların ispatını daha etkili hale getirecektir.
Yasal olarak apartman ve site yönetimleri vergi mükellefi olmasa da zaman zaman bazı sorumlulukları doğabilmekte ve daha da önemlisi yönetici yaptığı harcamaları mali belgelerle ispatlayabilmektedir. Dolayısıyla bu belgelerin bulundurulması da önem taşımaktadır.
Özellikle vergiden muaf esnaftan alışveriş yapıldığında, örneğin fiş ya da fatura veremeyen bir kişiden mal veya hizmet alımı gibi durumlarda, gider pusulası düzenlenmelidir. O nedenle bir gider pusulasının da hazırda bulundurulması faydalı olacaktır.
Tahsilat makbuzu yöneticinin elinde hazır olması gereken bir diğer önemli belgedir. Bankadan alınan tahsilatlar haricinde elde edilen tüm gelirler bu makbuz ile belgelenir.
Giderler ise mutlaka öncelikli olarak fatura ile belgelenmelidir. Fatura alınması mümkün değilse makbuz, yazarkasa fişi, bilet, vb. perakende satış belgeleri ile harcamalar belgelenmelidir. Banka işlemlerinde mutlaka dekontlar kağıda dökülmeli ve tüm belgeler dosyalanmalıdır.