Şirket içi toplantılar, üretkenliği artırır ve birçok fırsatı değerlendirmenizi sağlar. İş hayatında en çok toplantılarda vakit harcanır. Gerektiği gibi olmayan toplantılar verimliliğin düşmesine neden olur. Biz de şirket içi toplantılarınızın verimliliğini arttıracak yollarla geldik. İşte, şirket içi toplantıları verimli hale getirmenin 8 yolu.
Her toplantıda olduğu gibi temel kuralları belirlemekle işe başlamalısınız. Tutarlı olan kurallar herkesin toplantıdan verim almasına yardımcı olur. Örneğin, herkesin söz istemek için elini kaldırmasını isteyebilirsiniz. Bununla beraber sessiz bir ortam yaratmak için elinizden geleni yapmalısınız.
Verimli bir toplantı geçirmeniz için hazırlıklı olmalısınız. Öncelikle toplantı konusuna iyi çalışmalısınız. Hazırlıklarınız tamamlanmış bir şekilde toplantıya girmek toplantının istediğiniz gibi geçmesine olanak tanır. Dolayısıyla detaylı bir hazırlık işinizi görecektir.
Toplantı sırasında ekip arkadaşlarınızı bilgiyle boğmamalısınız. Bunun yerine onlarla sohbet etmeye çalışmalısınız. Örneğin, herkesin soru sormasını sağlamalısınız. Karşılıklı sohbet ediyormuş gibi bir hava yaratmalısınız.
Bir toplantı dokümanı hazırlayarak zamanı iyi kullanmalısınız. Nerede ne yapılacağını, neler konuşulacağını dokümana yazmalısınız. Zamana göre planı yapıp diğer katılımcıları bilgilendirmelisiniz. Bu sayede etkili bir toplantı düzenlemiş olursunuz.
Toplantı için net bir amaç belirlemelisiniz. Örneğin, 'bu toplantıyı şu hedefe ulaşmak için yapıyoruz' diyebilmelisiniz. Toplantıda ele alınması gereken konuların listesini yapmalısınız. Her konunun yanına konuyu ele almasını istediğiniz kişinin ismini yazmalısınız. Mümkünse bunu katılımcılara 24 saat önceden ulaştırmalısınız.
Dikkati dağıtan nesneleri toplantı yapılacak alandan uzaklaştırmalısınız. Cep telefonu, yiyecek gibi maddeleri toplantıdan uzak tutmalısınız. Bu sayede dikkat dağınıklığını bir nebze de olsa önleyebilirsiniz.
Toplantı sırasında önemli gördüğünüz noktaları not almalısınız. Elektronik cihaz yerine not defterine yazmanız aklınızda kalmasına yardımcı olur. Not alırken kararlara ve sizi ilgilendiren kısımlara odaklanmalısınız.
Toplantının yapılacağı ortam motivasyonu etkiliyor. Toplantının yapılacağı ortam ne sıcak ne soğuk olmalı. Işıklandırmasının kötü olmaması gerek. Gürültülü ortam tercih edilmemeli. İdeal bir toplantı ortamı oluşturmak verimliliği üst düzeye çıkaracaktır.