Toplantıyı öncesi katılımcıları neden toplantı yapmak istediğiniz ile ilgili bilgilendirin. Bu katılımcıların, tartışılacak konularla ilgili görüşlerini hazırlamalarına, araştırma yapmalarına ve düşünmelerine olanak tanır. Bir şeyi başarmanın tek yolu, insanları hazır hale getirmektir. Toplantı sırasında başkalarının da konuşmasını veya bir şeyler sunmasını bekliyorsanız, onları mutlaka önceden bilgilendirin.
Sanal Toplantılar
İçinde bulunduğumuz pandemi süresince çoğu toplantı Zoom üzerinden gerçekleşse de bu uygulamanın Microsoft Teams, Skype, Google Meet, Slack, Cisco Webex gibi alternatifleri olduğunu unutmayın. Toplantıya girmeden önce, sanal toplantı hangi platformda gerçekleşecek ise o platformun özelliklerini öğrenin ve mutlaka önceden test edin.
Sakın Yapmayın!
Her şeyin olduğu gibi toplantıların da bir adabı vardır. İster sanal olsun ister fiziksel, toplantı sırasında aşağıdaki şeylerin sakın yapmayın:
· Toplantıya geç kalmak.
· Toplantı sırasında cep telefonu, tablet ya da bilgisayara gömülmek.
· Not almamak.
· Devamlı saate bakmak. (akıllı saati olanlar dikkat!)
· Fısıldaşmak.
· Kalem çevirmek.
· Sakız çiğnemek.
· Yanındakinin kuru pastalarına göz dikmek.
Ünlü Amerikalı komedyen Fred Allen, toplantıları : ‘’Tek başına bir şey yapamayan insanların bir araya gelip, bir şey yapılamayacağını karara bağladıkları yer’’ olarak tanımlasa da planlı ve profesyonel toplantılar iş hayatında sizi ve ekibinizi başarıya taşıyabilir. Herkese keyifli ve verimli toplantılar.