Başarılı işletmelerin arkasında başarılı yöneticiler vardır. Başarılı bir yönetici olmak için öncelikle edinilmesi gereken yetkinlik ise kesinlikle zaman yönetimidir. Çünkü hızın başarıyla eş değer olduğu bizimki gibi bir dönemde, verimli zaman yönetimi sağlamak işleri her anlamda daha kolay ve çabuk tamamlamak demektir. Peki ama zaman yönetimi için uygulanabilecek bazı genel geçer teknikler yok mu?
Elbette var!
İşte başarılı yöneticilerin en favori zaman yönetim metotları!
Zaman Bloklama, gün içindeki belirli aralıkları belirli görevlere ayırma tekniğidir. Bu tekniğin yöneticilere sağladığı en önemli şey, önemli işlere yönelme ayrıcalığıdır. Ayrıca yapılacak işlere net şekilde süre belirleyerek odaklanma ve dikkati artırmak da mümkün olur. Böylece işler belirli bir sıraya göre tamamlanır ve olası gecikmeler önlenir.
Pomodoro Tekniği, çalışma zamanını düzenli molalara ayırma yöntemidir. 1980'li yıllardan beri iş dünyasının en etkili zaman yönetim metotlarından olan Pomodoro yönteminde, çalışma aralığı genellikle 25-30 dakika gibi kısa sürelidir. Ardından 5-10 dakikalık bir mola gelir, toplam 4 Pomodoro arasına ise 25-30 dakikalık daha uzun bir mola yerleştirilir. Böylece odaklanma ve dikkati her zaman maksimumda tutmak mümkün olur. Zihin çabuk yorulmadığından iş verimi de doğal olarak artış gösterir.
Eisenhower, diğey adıyla Matris Tekniği olarak bilinir. 1950'li yıllarda keşfedilen bu teknikte işler önem ve aciliyet durumuna göre sınıflandırılır. Bu aşamada genelikle aşağıdaki gibi kategoriler kullanılır:
Acil-önemli
Acil-önemli değil
Acil değil-önemli
Acil değil-önemli değil
Bu teknik sayesinde ilk yapılması gereken işler kolaylıkla belirlenebilir ve çok daha verimli bir iş planı oluşturulabilir. Bu da motivasyonu artırmaya yardımcı olur.
Hızlı Planlama da tıpkı Matris Yöntemi gibi, hedeflenen işlerden hangisinin daha öncelikli olduğunu belirlemek için kullanılır. Etkili bir zaman yönetimi olan bu teknik bireysel farkındalık konusuna odaklanır ve kişinin isteklerini anlamasına yardımcı olmayı hedefler. Böylece kişinin istediği noktaya ulaşmak için önce neyi aradan çıkarması gerektiğini öğrenmesini sağlar. Bu yöntem iş hayatının yanı sıra yaşamın içindeki hemen her alana uyarlanabilir.
İlk kez 1900'lü yıllarda Toyota üretim fabrikasında kullanılan Kanban Tekniği, Japon çalışma disiplinleri arasındadır ve 'tabela' anlamına gelen kelimeden türemiştir. Bu teknikte öncelikle yapılacak bütün işler belirlenir. Ardından 'yapılacaklar', 'yapılmakta olanlar', 'bitenler' şeklinde gruplandırılır. Yapılacak işlerden birine başlandığında tüm kategoriler güncellenir ve böylece iş motivasyonunun artırılması hedeflenir.
Kafein Şekerlemesi, temelde bir teknik olmasa da özellikle yoğun çalışan kişileri etkili zaman yönetimine yönlendirdiğinden kullanılır. Genel mantığı ise kişinin kendini dinç hissetmesini sağlamaya dayanır. Bu yöntemi uygulamak için bir bardak kahve içtikten sonra 15-20 dakika kestirilir. Çünkü bilimsel çalışmalara göre kafein etkisini 20 dakika içinde gösterir. Dolayısıyla bu süreyi dinlenerek geçirmek ve ardından kalkıp çalışmaya başlamak çifte hız etkisi yapacaktır.
168 Saat yönteminde 1 hafta 168 saat kabul edilir ve buna göre önemli işleri önceliklendirmeye dayanır. Yeniden planlama yapmaya yardımcı olan bu teknikte, kişi önceliklerini doğru belirlemeli ve haftalık bir plana oturtmalıdır. Böylece hem daha organize olabilir hem de işleri belirli bir sıraya göre tamamladıktan sonra kendini daha hızlı ve verimli hissedebilir.
Pareto Tekniği, bitirilmesi gereken işleri yüzdelik sınıflara ayırır. Buna göre işlerin %80'i %20'lik zaman diliminde bitmeli, kalan %20'lik iş dilimi ise %80'lik zamana yayılmalıdır. Bu prensibin arkasında, işe ilk çalışmaya başlandığında zihnin daha motive ve açık olması fikri bulunur. Bu nedenle işlerin büyük çoğunluğu ne kadar hızlı biterse, verimin düştüğü zaman dilimine de o kadar az iş kalır ve genel verimlilik artmış olur.
İngiliz bir tarihçi tarafından ortaya atılan Parkinson Tekniği, işlerin tamamlanmak için mevcut olan tüm zamanı kaplaması gerektiği fikrinden gelişmiştir. Yani, işin ne kadar sürede bitmesi verime değil, iş teslim tarihine bağlıdır. Buna bağlı olarak çalışanlar işleri son teslim tarihine kadar geçecek süreye yaymaktadır. Dolayısıyla verimi artırmak için öncelikle bu alışkanlıktan vazgeçmek, mevcut tüm işler en kısa sürede yetişecekmiş gibi hareket etmek gerekir.
Kişisel gelişim yazarı Brian Tracy'nin ortaya attığı 'O Kurbağayı Ye' Tekniği, sabah yapılacak ilk işin kurbağa yemek olduğunu söyler. Böylece günün geri kalan diliminde kötü ve olumsuz şeylerle karşılaşma riskini minimuma indirir. Doğal olarak da odaklanma, motivasyon ve verimi artırır. Çünkü işe ilk önce en zor olandan başlamak, en çok enerji harcanacak şeyi aradan çıkarmak anlamına gelir ve kişiye kendini başarılı hissettirir.
Yönetim danışmanı David Allen tarafından geliştirilen GTD Tekniği de önemli işleri önceleklendirme kuralıdır. 'İşleri Yoluna Koyma' şeklinde de ifade edilen bu teknik şu beş aşamayı kapsar:
Toparlama
İşleme
Düzene sokma
Gerçekleştirme
İnceleme
Bu kategorileştirme tekniği sayesinde aciliyeti olan işler ve bekleyen işler belirlenir, projeler düzene sokulur ve tamamlanan işler olası eksikler ve yanlışlar için kontrol edilir. Bu da hata payını en aza indirir.
Time Boxing, belirli görevleri belirli zaman dilimlerine ayırma fikrine dayanır. Zorlu işler daha uzun çalışma dilimlerini kapsarken kolay tamamlanacak işler kısa aralıklarla sınırlıdır. Bu da boşa vakit harcayarak gün içindeki odağı kaybetme riskini önler. Örneğin; bir işin bitmesi için uygun görülen zaman 90 dakikaysa, işin bu süre içinde bitmesi için gereken motivasyon da edinilebilir. Gün sonunda tüm işler bu şekilde daha kolay tamamlanmış olur.