Günlük hayatta ve çalışma hayatında e-mail atmak ve almak artık yadsınamaz bir gerçek. Arkadaşlara, tanıdıklara mail atarken istediğiniz gibi davranabilirsiniz, peki ya iş hayatında? Uygun bir şekilde email atmanın püf noktalarını biliyor musunuz? Email atmanın da püf noktası mı olurmuş diyenler de dahil olmak üzere, lütfen bir sonraki mailinizi yazmadan önce kısa listemize bir göz atın!!
Şüphesiz ilk okunan, konu bölümüne yazdıklarınız. Mailin devamını okuyup okumama kararını etkileyen en önemli neden. Konu kısmının basit, açıklayıcı ve ilgi çekici olduğundan emin olun. İçeriği özetleyecek anahtar kelimeler kullanmak en başarılı metodlardan biridir.
Örneğin; konu kısmına yazılan “FYI” bilginize anlamına gelen “for your information“ kısaltmasıdır.
Kullanımı en Uygun selamlamalar aşağıdaki gibidir:
Dear (isim soyisim)
Dear Mr./Ms. (soyisim)
Dear Mr./Ms. __(isim soyisim)
Dear Dr. __(soyisim)
To whom it may concern (ismini bilmediğiniz durumlarda. örn: sayın yetkili)
Alıcının ismini bildiğiniz sürece maile hitap ederek başlayın. 'Good morning', 'Good afternoon' 'Hi' 'hello' gibi günlük dil kullanımlarından kaçının
Eğer birisi mailinize cevap verdiyse teşekkür ederek başlayın: 'Thank you for your reply'
Kısa bir teşekkür pozitif bir etki yaratmak için oldukça etkili bir araçtır.
Mailinize cevap bekliyorsanız da mailin sonuna benzer bir şekilde teşekkür ekleyin
'Thanks in advance' 'Thanks in advance for your quick reply'
Mailin içeriği ne kadar karmaşık olursa olsun, konu ne kadar çeterefilli olursa olsun farketmez, mailinize niyetinizi belirterek başlayın
“I am contacting you as…” yada “I am writing to you in reference to/regarding…”.
Böylece alıcı, neden bu maili aldığını net bir şekilde anlar ve devamında ilgiyle okur.
McKinsey Global Institute’ün araştırmasına göre haftada 13 Saat yada çalışma saatlerimizin %28'ni email okumak, göndermek için harcıyoruz. Dolayısıyla kimsenin uzun ve anlaşılmaz emailler okuyacak vakti yok. Konunuz uzun yada çetrefilli ise paragraflar halinde yazın yada madde madde açıklama yapın. Böylece okuyan sabırla maili bitirebilir :)
Gündelik dil (informal) yerine daha resmi (formal) bir dil kullanımına özen gösterin
Informal: Can you …?
Formal: I was wondering if you could…
Informal: Sorry, I can’t meet you. I’m busy that day.
Formal: I am afraid I will not be available to make it that day.
İstemesek de bazen kötü haberleri vermek zorundayız. Ama bunu mailin ilk cümlesinde yaparsanız kalanı çöpe gider
Önce iyi kısımlardan yada genel durumdan bahsedin. Daha sonra kötü kısıma geçin ancak nedenlerini ve önemini anlatmayı es geçmeyin. Mailin son kısmında çözüm önerilerinizi yada işin pozitif kısmına vurgu yapın.
Sorunu saklamayın ama alıcıya değerlendirebileceği bir alan yaratın
Maili bitirmeden önce bir kez daha teşekkür edin. Daha fazla bilgi için iletişime açık olduğunuzu belirtin.
“Thank you for your consideration.”
“should you have any questions, please do not hesitate contact me”
“I look forward to hearing from you“.
Selamlamanın önemi kadar kapanış da önemlidir. İsminizi yazmadan önce Uygun bir dille maili sonlandırın
– Yours sincerely, ( Formal)
– Best regards, or Kind regards, (Formal)
– Take care, Thank you, or Have a nice day (Less Formal)
Mail bitince GÖNDER'e basmadan önce son bir kez okuyup, kontrol edin!!!