İdeal Mail Nasıl Olmalı? İş Hayatında Mail Atarken Dikkat Edilmesi Gereken 13 Şey

25.10.2024 - 17:01

E-mail, profesyonel iş hayatındaki iletişimin altın anahtarıdır. Kurum içi aktivitelerin kayıtlarını tutmak, meslektaşlar veya müşterilerle haberleşmek, yaklaşan etkinlikleri takip etmek, yeni iş anlaşmaları yapmak ve daha pek çok farklı amaçla aktif olarak kullanılır. Dolayısıyla, iş dünyasındaki en önemli faaliyet için tercih edilen e-mail hazırlığında da dikkat edilmesi gereken bazı parametreler vardır. Aksi halde, iletişim eksikliği sebebiyle yanlış anlaşılmalar oluşabilir ve iş süreçleri aksayabilir.

Eğer kendi e-mail sisteminizi tekrar gözden geçirmek istiyorsanız doğru yerdesiniz. Çünkü bu öneriler işinize çok yarayacak! ✌️🏅

1. Profesyonel bir mail adresi edinin.

Profesyonel bir mail atarken dikkat etmeniz gereken başlıca konu kendi mail adresinizdir. Tercihen 'adsoyad' veya 'ad.soyad' şeklinde alacağınız bir e-mail adresi, iş dünyasında dahil olduğunuz bütün postalarda profesyonel çizginizi korumanızı sağlar. Böylece özellikle birine ilk kez gönderdiğiniz maillerin spam klasörüne düşmediğinden emin olabilir ve insanlarla daha sağlıklı iletişim kurabilirsiniz.

2. Konu satırını boş bırakmayın.

Birine mail gönderirken yapılan en büyük hatalardan biri 'Konu' kısmını boş bırakmak veya özensiz şekilde doldurmaktır. Ancak birinin mailinizi okumasını istiyorsanız, karşı tarafla doğrudan etkileşime girmenizi sağlayacak bu satırı etkili şekilde doldurmanız çok önemlidir. Attığınız mailin içeriğine ve ana hedefine uygun başlıklar seçmek, mailin okunma ve istediği mesajı yerine iletme şansını da artıracaktır. Ayrıca bu kısım her zaman karşı tarafın dikkatini çekmek için de kullanılabilir.

3. Düzgün bir giriş yapın.

Profesyonel bir e-mail kendini henüz giriş kısmından belli eder. Karşıdaki kişiyle kurulan iletişimin samimiyetine bağlı olarak yapacağınız bir selamlama, son derece kurumsal görünmenizi sağlayacaktır. Bu aşamada tanıdık biriyle konuşuyorsanız 'Merhaba' gibi yakın bir selamlama türü kullanabilirsiniz. Ancak hiyerarşik anlamda sizden üstün olan veya henüz ilk kez etkileşime geçtiğiniz birine 'Sayın' diye hitap edebilir, ardından da ad, soyad kullanabilirsiniz.

4. Metni az ve öz tutun.

Mail içeriğinde ise temel konuyu mümkün oldukça açık ve hızlı şekilde anlatmalısınız. Hedefleri belli ve net olan e-mailler iş yapma süreçlerini fazlasıyla hızlandırır. Çok uzun olmayan, konuyu gerektiği gibi açıklayan ve işe dair yapılması gerekenleri ya da yapılacakları olduğu gibi aktaran bir mail oldukça başarılıdır.

5. Lafı uzatmayın.

Lafı fazla uzatmak ise genellikle anlam karmaşalarına neden olur ve ana hedeften uzaklaşma riski taşır. Bu nedenle lafı boş yere uzatan, araya sürekli ek cümleler sıkıştıran, yan açıklamalarla dolu bir mail ne dediği belli olmayan bir maildir. Bu tür mailler atmaktan uzak durmanız halinde, profesyonel hayatta etkili iletişim yeteneklerinizle öne çıkmaya başlayabilirsiniz.

6. Yazı tonuna özen gösterin.

Elbette konu ne olursa olsun attığınız maildeki tona dikkat etmeniz de önemlidir. Ancak bu adım da işin şekline, mailin hedefine ve karşıdaki kişiyle aranızdaki ilişkiye bağlı olarak değişir. Genellikle nötr, saygılı ve içinde herhangi bir yargı barındırmayan mailler iş dünyasındaki en profesyonel mailler arasındadır. Özellikle resmi yazışmalarda doğru yazım ve imla kurallarına dikkat etmek, tonu mümkün oldukça nötr tutmak gerekir.

7. Kapanış ve imza kısımlarını atlamayın.

Profesyonel bir e-mail konu satırı, selamlama, gövde, kapanış ve imza olmak üzere beş temel kısımdan oluşur. Bu nedenle tıpkı en başta olduğu gibi çıkış kısmında da özenli davranmak önemlidir. Aklınızdaki konuya açıkça değindikten sonra çıkış kısmına 'İyi Çalışmalar' ve 'Saygılarımla' gibi bir kapanış sözü eklemeniz, ardından da tercihen ad, soyad, telefon bilgilerinin bulunduğu bir imza atmanız oldukça etkilidir.

8. Redaksiyon yapın.

Redaksiyon yani tekrar gözden geçirme, başarılı maillerin altın kurallarından bir diğeridir. Bir konuyu anlatırken yapılan ufak tefek yazım hataları veya yanlış kelime tercihleri, karşı taraf üzerinde olumsuz izlenim bırakmanıza yol açabilir. Bu gibi riskleri önlemek, mailin tam olarak amaca hizmet ettiğinden emin olmak için her durumda redaksiyon yapmanız gerekir.

9. Zincir mailler kullanın.

Alt metni çok olan ve karşılıklı yanıtlama şeklinde ilerleyen maillerde, zincir mail sistemini kullanmak çok etkilidir. Böylece sürekli önceki maillere gidip konunun başını bulmaya çalışma derdi ortadan kalkar ve karşı tarafla daha sağlıklı bir konuşma gerçekleştirilebilir. Ayrıca zincir mailler, vakit anlamında da epey avantajlıdır.

10. Gönderici kısmını kontrol edin.

Maili göndermeden önce ise gönderici adresini son bir kez kontrol etmek isteyebilirsiniz. Böylece hazırladığınız özenli metnin doğru yere gittiğinden kesin olarak emin olabilir, arkanıza yaslanarak gelecek yanıtı beklemeye başlayabilirsiniz.

11. Tek bir konuya odaklanın.

Attığınız her mailin, tek bir konuya odaklanması da önemlidir. Örneğin; bir toplantıdan sonra takip dosyası gönderiyorsanız, aynı mail içinde başka bir konu hakkında bilgi istemeniz anlamsız olacaktır. Bunun için konu satırı özel olarak düzenlenmiş farklı mail zincirleri kullanabilir, böylece her konuyu kendi içinde irdeleyebilirsiniz. Bu sistem konular arası savrulma riskini de azaltır.

12. Hızlı yanıt verin.

Eğer karşılıklı cevap üzerine kurulu bir mail zincirine dahilseniz yanıtlama süresini minimumda tutmanız faydanıza olur. Çünkü yanıt konusunda hızlı ve dakik olduğunuzda karşı tarafa işinizi ne kadar ciddiye aldığınızı gösterirsiniz. Böylece profesyonelliğinizi ve güvenilirliğinizi kanıtlarsınız.

13. Kopyala-yapıştır yapmayın.

Son olarak, attığınız her mailde kendi dilinizi bulmanız ve hazır metinlerden kopya çekmemeniz de önemlidir. Elbette ilham almak için örnek maillere bakmak isteyebilirsiniz. Ama karşıda etkili bir izlenim bırakmak ve iş hayatındaki değerinizi kanıtlamak istiyorsanız, kendinize özel bir anlatı ve iletişim diline ulaşmanız da gerekir.

Popüler İçerikler

Avrupa Yakası'nın Fatoş'u Şenay Gürler, Vural Çelik'e Vedasıyla Linçlenen Gülse Birsel'e Destek Çıktı!

Ölen FETÖ Elebaşı Fethullah Gülen’in Cenazesinde Yüz Gizleme Çabaları Dikkat Çekti

Bahçeli Sonrası Özgür Özel'den Çözüm Süreci Açıklaması: "El Yükseltiyorum, Kürtlere Devlet Teklif Ediyorum"