E-mail Adabını Öğrenememiş İnsanları Sopayla Kovalamak İstememize 16 Sebep

20.04.2016 - 17:25

Her gün kamyon yüküyle e-mail alıp bir çoğuna cevap veriyoruz. Hatta McKinsey Global Institute Study’ye göre, ortalama bir iş haftamızın %28’ini sadece e-mail okuyarak geçiriyoruz, inanılmaz...

Daha kötüsü ise, e-mail iş hayatında çok uzun yıllardır kullanılıyor olduğu halde, bir türlü bunun adabını öğrenememiş insanlarla muhatap olmak durumunda kalmamız. Çok basit kurallara uyarak hem işlerin, hem de ilişkilerin daha iyi yürütülebilmesi mümkünken olmuyor, olamıyor. İşte en sık yapılan ve bizleri çileden çıkaran hatalar.

1. Tümünü yanıtlamak

Tüm şirkete veya kalabalık bir gruba adres edilmiş bir e-maile 'tümünü yanıtla' diyen her bir insan, posta kutularımızın çoğunlukla yalnızca teşekkürler'den ibaret mesajlarla çöplüğe dönmesine neden olur.

2. CC'ye mülteci kampı muamelesi yapmak

Bazı kişiler, adreslerini bilseler yeryüzünde yaşayan tüm nüfusu CC'ye koyabilirler. Mailde kimler CC, kimler BCC'de olmalı, kimlerin konuyla gerçekten hiçbir ilgisi yok; pek kafa yorduklarını söyleyemeyiz.

3. Nezaketsiz ve üstenci dil kullanımı

Lütfen ve teşekkürler, istemekte olduğumuz şeyi daha önemsiz kılmadığı gibi, otoritemizi de azaltmaz; korkmayın.

Aksine bu yapıldığı zaman bizim burnumuza buram buram kompleks kokuları geliyor.

4. E-maile selamsız sabahsız girmek

Bir merhaba ve günaydın'a kimin niçin erindiğine akıl sır erdirmek mümkün değil. Sadece karşılıklı olarak nezaketle cevaplanmış ilk birkaç e-mail sonrası, ve aynı gün içerisinde olması kaydıyla kabul edilebilir; aksi halde hayli kaba.

5. Lüzumsuz samimiyet

Lüzumsuz samimiyetten haz etmiyoruz çünkü niçin edelim? Kişinin hangi ara canı, hayatı, -cığı olduğumuz konusunda akşama kadar düşünebiliriz.

6. Konu kısmını boş bırakmak

En çok yapılan hatalardan birisi. Konuyu takip edebilmeyi, sonradan dönüp bulabilmeyi zorlaştırır ve vakit kaybettirir.

Tam tersi yönde ise, e-mailin ana gövdesini oluşturan mesajı olduğu gibi konu kısmına yazanlar var; Son toplantıda imzalanan evrakların birer kopyasının halen elimize u

7. Devasa boyutta ya da nadir formatta ekler göndermek

Halbuki devasa ek, basit bir link ile her iki tarafa da kolaylık olabilirdi.

Diğer durumda ise sık sık 'bunu X formatında tekrar gönderebilir misiniz?' demek, haliyle aynı iş için iki kez (karşılıklı olarak) vakit harcamak durumunda kalıyoruz.

8. Okuyanı aptal yerine koymak

Vurgulamak istediğiniz yeri kalın + altı çizili + kırmızı renk üzerine fosforlu marker + BÜYÜK HARFLE + 24 punto yazıp bir de tırnak içine aldığınız iyi oldu; yoksa vallahi anlayamazdık.

9. Öyle hunharca hata yapmak ki ne yazıldığının anlaşılmaması

Ve tabii bunun yanında, -de'lerin, -ki'lerin, büyük ve küçük harflerin, apostrofların bağımsızlığını ilan ettiği e-maillere baktıkça karşımızdaki kişinin genel okuma alışkanlığı notunu kolaylıkla verebiliyoruz.

10. Her gönderiye yönetici CC’lemek

Benden çıktı CC’si, veya en çok ben çalışıyorum CC’si olarak da bilinir. Atılan her adımda yöneticiyi CC’ye koymak en hafif tabiriyle işgüzarlık.

11. Gizli veya hassas bir bilgiyi e-mail ile tartışmak

Söz uçar, yazı kalır. O sunucuya muhakkak birilerinin erişimi vardır; ayrıca unutulmuş bir zamanda yanlışlıkla (veya bilerek) kime forward edilebileceğini asla bilemezsiniz.

Hiç yoktan içine çekilmiş oluyoruz.

12. Ünlem ve soru işaretinin, harflerin savruk kullanımı

ACİLLLLLL!!!!!!!!!!!!!

Posta kutularında gönderinin acil ve öncelikli olduğunu belirtmemize yarayacak kırmızı ünlem harfiyle işaretleme seçeneğini nedense yeterince ikna edici bulmuyoruz genel olarak.

13. BÜYÜK HARFLERLE YAZMAK

Bu türden kullanımı neredeyse her zaman bağırmak olarak algıladığımız için, durduk yerde tansiyon yükselir ve istenmeyen tonda cevaplar kolaylıkla tetiklenebilir.

14. İmzanın resim formatında olması

Böylelikle, veritabanı için iletişim bilgilerini basitçe kopyalayıp yapıştırabilecekken karmaşık bir email adresini ya da 4 satırlık posta adresini yeniden yazmakla geniş geniş uğraşabiliyoruz.

(Ayrıca ne çok çirkin imza var...)

15. Gereğinden fazla uzun tutmak

Ve dahi paragraflara ayırmamak, cümlelerin başının ayrı, sonunun ayrı yere gitmesi, konunun dağılması, kafalarımızın daha da dağılması, derken geçip giden yarım saat; gerçekten tam ihtiyacımız olan şey.

16. Ve yazılı iletişimin donuk, kırıcı ve buyurgan görünmeye çok açık olduğunu göz ardı etmek

İş isterken, komut verirken veya espri yaparken bile, okuyan kişide bırakacağı etkiyi düşünmemek hayli tatsız, hatta üzücü durumlara yol açabiliyor.

Bizce her insanın “Gönder” tuşuna basmadan önce kendi kendine “Ben böyle bir e-mail almak ister miydim?” diye sorması şart.

YORUMLAR

Eda Akpınar

21.04.2016

bir de "tümünü yanıtla" olayını anlayamayanlar ve sadece bana cevap yazanlar var. o adresleri cc'ye koymuşsam bir sebebi var dostum :)

Fener Bahce

20.04.2016

e-mail adabı nedir ya ? açarsın okursun cevap verirsin. istersen şöyle yapalım. e-mailime başlarken büyüklerin ellerinden küçüklerin gözlerinden öperim. nasılsınız. bizi soracak olursanız............

KOVALA NEJDET