Başlık tanıdık geldiyse devamını getirelim:
“Toplantı odası kalmamış, nerede toplanalım?'
'Yine 10 dakika herkes seni bekledi!'
'Tutanağı kim tutacak?'
'Bu aksiyonlar niye hayata geçirilmedi, toplantıda konuşmuştuk?'
'Karar verilmesi lazım, müdürü niye çağırmadınız?'
'Her toplantı uzuyor, niye böyle? Bir sonraki toplantıya geç kaldım?'
Daha da garipleşiyor: Her ne kadar bu durumdan herkes şikayet etse de, biz yine bütün yaratıcı zekamızı ve inovatif güçlerimizi nasıl daha ilginç, daha verimli toplantılar yaparız'a cevap bulmaya odaklamış durumdayız.
Ama ne yaparsak yapalım, ne dersek deneyelim, toplantıların ne verimi artıyor, ne sayısı azalıyor, ne de odadan yüzü gülerek çıkan oluyor. Elbette iyi yönetilen istisnalar var ama ekseriyetle, toplantıların verimsizliğinden, gitgide daha fazla sayıda ve daha uzun süren toplantılara katılmak zorunda olmaktan yakınıyoruz.
ABD'li bir şirket yakın zamanda, “casual friday” benzeri bir uygulamayı hayata geçirmiş: “toplantısız çalışma günü”. Yani verimli çalışmak için, toplantısız bir gün. Ama buna haftanın 5 günü değil, sadece 1 günü müsaade ediliyor. Diğer 4 gün, boynumuza bir bez parçası takıp oksijen akışına set çekiyoruz; bireyleri havasız bir ortama tıkıyor, birbirlerine kötü davranmalarını seyrediyor ve çalışmalarından bir verim almayı bekliyoruz.
Toplantıda konuşulan her şeyin yeni baştan temize çekildiği, emir komuta zincirinde görev dağılımları, emirler, hatta iğnelemelerle dolu gergin email'ler de en az bitmeyen bir toplantı kadar bezdirici oluyor.
Halbuki karşılıklı konuşmanın etkili, iletişimin 'iyi' bir şey olması gerekiyordu, değil mi?
Toplanmanın sebeplerini biraz konuştuğumuzda, toplumsal bazı sorunlar ortaya çıkıyor. Otoriter toplum yapısının getirdiği alışkanlıklar, toplantının yapıldığı esnada orada bir yöneticinin varlığını gerekli kılıyor.
Aslında bu yönetici amir olmadan da, toplantının katılımcıları kendiliğinden karar alabilir. Fakat bu, inisiyatif almak ve ardından o kararın sorumluluğunu taşımak demek oluyor ki, genellikle bundan kaçınma yönünde bir eğilim görüyoruz.
Hata yapmaktansa, karar almamayı veya iş yapmamayı tercih ediyoruz. Hatta buradan hareketle, demokratik olgunluk seviyemizin ne kadar düşük olduğunu ortaya koyan çok ilginç bir fenomene varmak da mümkün: Toplantının yöneticisi, aslında tek başına aldığı kararın demokratik görünmesini sağlamak için ekibiyle tartışıyor ve fikirlerini alıyor, ama yine kendi bildiğini okuyor.
Bunların hepsi enerji, zaman ve kaynak kaybı. Her kurumun kaçınılmaz bir şekilde karşılaştığı ciddi kayıplar, ciddi israflar…
Bu verimsizliğin, işgücü ve vakit israfının farkına varan yeni nesil şirketlerde bununla ilgili uygulamaları görmek mümkün.
Toplantı yapmaktan 'vazgeçen' bu şirketler, hızlı karar alabilmek için kurdukları WhatsApp, Facebook gruplarından ve Slack tarzı uygulamalar üzerinden, normalde tartışarak bir saatte çözecekleri meseleleri, 10 dakika yazışarak çözebildiklerinde hemfikir.
Kararı bir, iki veya en fazla üç kişi ayaküstü alabilir. Karar dışındaki her şey çalışmadır; ve bunun için toplanmak gerekiyorsa, orada gerçekten bir iş üretiliyor olmalı.
SONUÇ: Toplantı yasak, kardeşim!
Halil Aksu
Harvard Business Review Türkiye