Çoklu görev yapmak artık hayatımızın bir parçası haline geldi.
Çoklu görev yapmak artık hayatımızın bir parçası haline geldi.
Akşam yemeği pişirirken telefonda sohbet etmek veya bir makale yazarken müzik dinlemek buna örnek olabilir. Daha üretken olmak için çoklu görev becerilerinizi geliştirebilirsiniz. Çoklu görev, işyerine getirilmesi gereken önemli bir profesyonel beceridir. Etkili bir şekilde aynı anda birçok görevin nasıl yapılacağını öğrenmek iş yerindeki performansınızın çarpıcı bir şekilde gelişmesine yardımcı olur. Haydi gelin bu beceriyi geliştirmek için uygulayabileceğiniz ipuçlarına bir göz atalım...
Önceden planlama yapmak, iş yükünüzü hafifletmenin ve gerçekçi hedefler belirlemenin harika bir yoludur. Hepimiz zaman zaman işlerimizi son dakikaya bırakabiliyoruz fakat günü önceden planlayarak bu sorundan kurtulmak mümkün. Planlama yapmaya alışık değilsiniz işe haftalık bir plan yaparak ve bu planda görevlerinizi önemine göre sıralayarak başlayabilirsiniz.
Çoklu görev yapmakta zorlanıyorsanız size yardımcı olabilecek uygulamaları kullanabilirsiniz. Yapacaklarınızı hatırlamak için anımsatıcılar ve zaman yönetimi için yapılan uygulamaları kullanmak işlerinizi zamanında yapmanızı ve sürekli bir şeyleri hatırlamaya çalışarak yorulmamanızı sağlar.
İşe başlamadan önce yapacaklarınızın hepsini yazıp önceliklerine göre sıralamalısınız. Örneğin, o gün içerisinde bir toplantınız varsa bu toplantı için dökümanlarınızı hazırlamak ve yakın zamanda teslim etmeniz gereken bir projeyi yetiştirmek e-postanızı kontrol etmekten çok daha acildir. Görevlerinizi önceliklendirmediğinizde ve kafanız karışabilir ve birden fazla işi birlikte yapmakta zorlanabilirsiniz. İşlere nereden başlayacağınızı bildiğinizde çok daha hızlı bir şekilde ilerlersiniz.
Görevlerinizi önceliklerine göre sıraladıktan sonra gerekli olmadığını veya daha sonra yapabileceğinizi düşündüğünüz görevleri çıkarmalısınız. Böylece iş yükünüzü hafifletirsiniz. Ayrıca, gerçekten önemli olan işlere daha çok zaman ayırma şansınız olur.
Sık sık görevler arasında geçiş yaparsanız üretkenliğinizde, enerjinizde ve odaklanma sürenizde bir düşüş fark edersiniz. Bunun nedeni, sürekli olarak yaptığınız işi değiştirmenin beyin için zorlayıcı olabilmesidir. Bunun yerine, birbirine benzeyen görevleri gruplandırmayı ve bunlar üzerinde aynı anda çalışmayı denemelisiniz. Böylece, aynı konu hakkında olan görevleri hızla bitirmiş olursunuz.
Rahat bir çalışma ortamı, çok daha uzun süre çalışmanıza ve üretkenliğinizin artmasına yardımcı olabilir. Karışıklıktan kaçınmak ve çalışma alanınızı ihtiyaçlarınıza göre düzenlemek her şeye kolayca ulaşmanıza ve birçok görevi birden yapmanıza yardımcı olur.
Olası dikkat dağıtıcı unsurlardan kaçınmak için elinizden gelenin en iyisini yapsanız da bazıları kaçınılmaz olabilir. İşinize odaklanmakta zorlanıyorsanız çalışma alanınızı temizlemeyi ve dikkatinizi dağıtabilecek unsurları bu alandan kaldırmayı deneyin. Bazı unsurlardan kaçınmak mümkün olmayabilir fakat olabildiğince az dikkatinizin dağılmasını sağlamalısınız çünkü birden çok görevi birden yaparken konsantrasyon son derece önemlidir.
Yaptığımız işlerden keyif aldığımızda üretkenliğimiz artar. Warwick Üniversitesi tarafından yapılan araştırmaya göre mutluluk, insanların %12 daha üretken olmasını sağlıyor. Dolayısıyla, görevlerinizde sevdiğiniz bir yön almak önemlidir. İşi daha eğlenceli hale getirmenin bir yolunu bulamazsanız bir görevi bitirdiğinizde kendinizi ödüllendirmeyi de deneyebilirsiniz.
Çoklu görev yaparken dikkatinizi yeterince vermez ya da aceleyle işleri yetiştirmeye çalışırsanız birçok hata yapabilirsiniz. Bu nedenle, birden fazla görevi aynı anda yaparken ne kadar fazla ve hızlı iş yaptığınıza değil yaptığınız işlerin nitelikli olmasına özen göstermelisiniz.
Unutmayın, çoklu görev yapmak sürekli olarak meşgul olmanız gerektiği anlamına gelmez. Etkili bir plan yaptıysanız dinlenmek için zamanınız olmalıdır. Dinlenmezseniz kendinizi tükenmiş hisseder ve işleri istediğiniz şekilde yapamazsınız. Gün içinde kısa molalar vermek işinizin verimini artırcaktır.
Bazen, işlerde yaşanan gecikmeleri engelleyemezsiniz. Bir görev beklenenden uzun sürebilir ya da bir projeyi bitirmek için tüm takımın işlerini bitirmesi uzun sürebilir. Bu yüzden her ihtimali düşünmeli ve planlama yaparken her görev için gerekenden fazla zaman ayırmalısınız. Beklenmedik durumlara hazırlandığınızda görevlerinizi tamamlamak için acele etmeniz gerekmez. Fazladan zamanınız olduğunda da bunu dinlenmek için kullanabilirsiniz.
İlerlemenizi takip etmek ve tamamlanan görevlerin üstünü çizmek motivasyonunuzu korumanın iyi bir yoludur. Büyük bir proje üzerinde çalışıyorsanız bu aynı zamanda son teslim tarihi içinde hedeflerinize ulaşıp ulaşamayacağınızı belirlemenize yardımcı olabilir. Olmanız gereken yerden gerideyseniz planınızı değiştirmeniz gerekebilir.
Pratik yaptığınızda çoklu görev yapmak daha kolay hale gelir. Yeteneklerinizi geliştirmek için birden çok görevi aynı anda yapmayı sürekli bir hale getirmelisiniz. Evdeki işlerinizi yaparken de bunu uygulayabilirsiniz. Örneğin, yemek yaparken bir podcast dinlemeyi deneyebilirsiniz.
Çoklu görev yapmak verimliliğinizi artırabileceği gibi düşürmesi de olasıdır. Çok yorulduğunuzda ve odaklanamadığınızı hissettiğinizde çoklu görev yapmak için kendinizi zorlamamalısınız. Bu işinizin kalitesinin düşmesine ve yorulmanıza yol açabilir.
Çok görevli çalışmayı ne kadar çok denerseniz hangi yöntemlerin sizin için uygun olduğunu o kadar iyi anlarsınız. Belki çalışırken müzik dinlemek sizin için sessiz bir ortamda olmaktan daha uygundur. Aynı şekilde sizin için hangi saatlerin çalışmak için uygun olduğunu da anlayabilirsiniz. Herkes farklı olduğundan çoklu görev için de her duruma uyan tek bir yol yoktur. Hangi koşullar altında daha iyi çalıştığınızı anlamanız gerekir.
Bu ipuçlarından hangilerini kullanmayı düşünüyorsunuz? Yorumlarda buluşalım...